Una situación repetitiva, como por ejemplo la entrega tardía de mercancía o la falta del reporte de ventas a tiempo, puede ser solucionada en el momento pero requiere de un análisis y plantación para deshacernos de ella definitivamente.

La forma más sencilla de solucionar de raíz problemas prioritarios para la organización o la empresa, considerando como prioritarios aquellos que afectan los resultados, es simplemente dividirlo en pedazos, lo cual puede ser diseñado en un pequeño formato de plan de acción que elabore el equipo ejecutivo de la empresa.

Primero que nada dicho plan de acción debe tener un objetivo claro, conciso y medible, no podemos iniciar un plan de acción si no sabemos lo que queremos lograr con él ni en cuanto tiempo. Por ejemplo, un objetivo relativo a las quejas de los clientes puede ser: disminución del 50% de las quejas mensuales por entregas tardías entre el mes de Abril y el mes de Junio del 2003.

A partir de este punto se deben especificar las estrategias que se seguirán para lograr dicho objetivo. Las estrategias muestran en forma general lo que se está planeando hacer, sin que se especifique exactamente lo que se va a realizar. Estas estrategias deben mostrar el camino que se seguirá durante el desarrollo y ejecución del plan de acción.

Después de esto se deben plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario.

Las tareas deben tener tiempos específicos, fechas de inicio y fechas de finalización, para lo cual es aconsejable adaptar al formato del plan de acción una gráfica de Gantt para tal propósito.

Por último, en la parte de planeación, se deben asignar los responsables de cada tarea, quienes preferentemente deben ser quienes están involucrados en la elaboración del plan de acción.

Con todos estos elementos se procede a la ejecución del plan de acción, por lo que cada responsable ya sabe las tareas que debe llevar a cabo para cumplir las estrategias planteadas y lograr el objetivo final del plan de acción.

Es aquí donde el seguimiento toma una gran importancia, puesto que al tener datos tan específicos de las actividades y tiempos, se hace necesario tener reuniones de evaluación, quizá en la misma área de trabajo en lugar de una junta aparte, para supervisar los avances de cada una de las tareas, hacer anotaciones y definir lo que ya se ha cumplido, lo que hace falta y lo que requiere una segunda evaluación para corregir el rumbo. Esto facilita darse cuenta de las necesidades insatisfechas para el cumplimiento de las tareas y permite la corrección para que no se vea afectado el objetivo en las fechas planeadas.

Una sección en el mismo plan de acción con las fechas de revisión y supervisión que indique el avance en porcentaje y algunos comentarios puede ser de gran ayuda para el análisis y para la evaluación final.

Una vez cumplidos los plazos se debe realizar una revisión a conciencia y real del logro o no del objetivo, plantearse nuevos retos o buscar cumplir los ya establecidos. También sirve como reafirmación del compromiso de continuar con el nivel alcanzado hasta ese momento.

Quizá no sea tan sencillo elaborar un plan de acción porque debemos pensar en cada detalle pero es una tarea necesaria en cualquier empresa competitiva hoy en día, tampoco todas las situaciones en nuestras empresas requieren un plan de acción minucioso, es por ello que hablamos de prioridades en un principio de este artículo.

Por último si lo que falta es tiempo para desarrollar sus planes de acción que le permitan mejorar las ventas, conocer los resultados de su empresa, tener la información contable a tiempo, disminuir sus costos o reducir la rotación de personal, por citar unos pocos ejemplos; entonces no sólo requiere administrar su empresa sino también su tiempo, siendo este un tema aparte que trataremos en otro artículo.

Recuerde que los pasos de un plan de acción efectivo son muy sencillos:

• Objetivo claro, conciso y medible
  

• Estrategias que reflejen el camino a seguir para lograr el objetivo
  

• Tareas que describan los pasos exactos para el cumplimiento de las estrategias
  

• Tiempos reales de cumplimiento en inicio y fin de cada tarea
  

• Responsables directos de cada tarea
  

• Seguimiento constante y evaluación de cumplimiento
  

• Evaluación final para replanteamiento del plan de acción o elaboración de otro

Un plan de acción nos permite organizarnos, planear, ejecutar, evaluar y corregir situaciones prioritarias que repercuten en nuestra eficiencia y competitividad.